REPOSITORIO DIGITAL DE TESIS

1. Universidad Estatal de Bolívar
2. Postgrado
3. Maestría en Gerencia de Proyectos Educativos y Sociales

Título :	Validación de la estructura organizacional para la gestión de calidad de los procesos administrativos de la Casa de la Cultura Ecuatoriana “Benjamín Carrión”, Núcleo de Bolívar; en el año 2011
Autor :	García López, Galo Saltos Chacán, Mónica Del Rocío
Palabras clave :	Validación de la estructura organizacional Gestión de calidad de los procesos administrativos
Fecha de publicación :	2012
Editorial :	Universidad Estatal de Bolívar, Departamento de Postgrado
Citación :	MGPES;156
Resumen :	The development of the validation of the organizational Structure for the quality of the administration of the processes of the Casa de la Cultura Ecuatoriana “Benjamín Carrión”, Núcleo de Bolívar, it can be in simple opinion an imagination, but the velocity with which the changes are presented in the current world, the prevalence of the modernization currents that they confront the different countries and institutions, guides to the organizations to define its administration way, as well as to design its present and future. To the Casa de la Cultura Ecuatoriana “Benjamín Carrión”, Núcleo de Bolívar, concerns him to face the XXI century with an administration model according with the new scenarios of unpublished challenges and preponderant paradigms, as well as a high-level of competitiveness of the institutions. To reach this challenge implies among other structuring an organization for processes, to carry out fundamental changes and to redraw the work in teams of mutual participation that guarantee services and products with standard from quality to their internal and external clients; this way an organization will arise able to face with security the third millennium and its interesting challenges. The present investigation work seeks that the Casa de la Cultura Ecuatoriana “Benjamin Carrión” Núcleode Bolívar, apply this organization structure to consent to improve its productivity like generating unit of value. For the personnel of the CCENB it is a great challenge to the innovation, to generate new products and/or services with an organizational structure with effective processes, this new challenge takes them to use new abilities by means of the acceptance of the integral work, becoming collaborators with more autonomy, beyond action freedom, education, approach, with profiles for the integral service, and not with aptitudes to carry out mechanical, monotonous and only processes; to face this implies modifying its functional organizational structure to processes that guarantee an excellent briefcase of products and/or services to its users. In this context, the validation of the Organizational Structure for the quality of the administration of the administrative processes of the CCENB, will constitute a support to standardize them and to measure them, it will create conscience of the necessity of admitting concepts of quality, like a maneuver that facilitates the conception of the work for processes, in succession of the traditional working modality for functions. 18 Organization for Processes. - Considering you as a system that they must develop those associated of the CCENB to work together in good form and the strategic objectives settled down in the Strategic Planning of the Sector is reached, it will also constitute an essential part of the organization, besides being the applicable pattern to any company type, it will be supported in the gliding functions, organization, address, integration of personal and control, what will bear the CCENB the attainment of their strategic objectives; and Processes. - Defined as the succession of interdependent activities guided to the obtaining of a result dedicated to an internal or external user that will add value to an input and that it will contribute to the satisfaction of a necessity manifested by the components. The norms of processes will establish the responsibilities of the executioners of the activities that will conform a process and they will make emphasis in who makes that. The methodology of the present project is supported in the limits of the qualitative focus that it is characterized to begin with the problem that faces the organization of the CCENB, and to be sustained in the organization variable by process to achieve a decrease of the inefficacy; a theoretical mark is applied about the base of a valuable bibliography and professional experience; on the other hand with the help of the statistical inferential a high-level diagnosis is achieved so that the designed pattern is of institutional utility. The fundamental of the investigation is the situational diagnosis, in reason that the process that is undertaken is to remedy the problem that faces the organization, proceeding to the identification of the positions that they generate that the organization is incompetent, being able to check that the briefcase of products or services that it provides to the cultural collective, don't respond to the necessities and outlined expectations. The considerable information with respect to the topic that originates in the environment is quite wide, reason for which the present work uses two investigation types, the documental one that consists basically on the selective presentation of what the specialists of an or another way have already declared or written on the organizations structured on the base of processes, and that of field through the survey application and the observation. The first one settles down with the provision of oral testimonies and the owners' of the processes writings, the incidence so much at personal level as institutional, and the second are characterized by the direct 19 contact in order to study that allows elaborating the Organizational Structure for the quality of the administration of the administrative processes of the CCENB. In the procedure for the application of the proposal the Plan of handling of activities, the establishment of the diagnosis through the method FODA of the current situation of the CCENB has been executed, it evidences that the organization for functions is not competitive for its administration and taking of decisions, for what is determined that it doesn't have the appropriate means for the execution of its basic function in an effective way, what doesn't allow to improve its productivity like generating unit of value, this is reflected in the design of products and/or services that don't fulfill the necessities and expectations of the collective cultural, they also come presenting mainly problems as for its such administrative and financial processes as the centralization of the responsibilities, administrative control and taking of decisions; the nonexistence of plans very defined chord to the necessities of the scenarios in that they are unwrapped; the limited participation and collaboration of its members in the formulation of objectives and strategies that contribute to the development of the same one; as well as the reduced administration of quality of its briefcase of products; and the nonexistence of parameters that they allow to value the administration and the current acting in general, to analyze the internal and external factors and to carry out a proposal of improvement; what will drive to reduce costs, to minimize times, to improve the communication and information, to renovate the administration from the service to the client, to eliminate activities that don't generate value, to simplify the processes, to be early to the change, among others. You carried out the inventory-dictionary of processes, once identifying the key processes in the organization like: the Macro Processes, Processes, Sub processes, procedures, as well as their products and/or services where we will happen of an it Structures Organizational Functional to one based on Processes, carrying out a rising and analysis of the same ones, being organized, understanding, simplifying, implementing, measuring and controlling the process, on the base of the analysis of the information contained in the document denominated Organic Regulation by processes of the Institution, the same one that is able to integrate the processes in the levels of ruling or also identified as Managerial or Strategic, of Administration or identified as Aggregators of Value, operative or primary and finally those of Support or denominated 20 Qualifying, of support or secondary, it was analyzed and he/she was defined the essence of the mission and vision to establish the chain of value of the institution that determines those implied in providing the products of value to the clients, with the purpose of to obtain competitive advantage and to contribute to the validation of the Organizational Structure for the quality of the administration of the administrative processes of the House of the Ecuadorian Culture “Benjamin Carrión” Nucleus of Bolívar, important and valuable for their future. The Organizational Structure was socialized based on processes and the Organic one Functional of the CCENB, in the special session of Governing body of the CCENB of June 23 the 2011, the members of Governing body and the personnel of the institution is convinced of the advantages that offers the Organic Regulation for Processes, in the development of the tasks and the necessity of managing precise and truthful information that will facilitate to store, to order, to process and to emit results becoming a solid tool that guides toward the future in the taking of proper decisions to be able to foresee and to solve problems, so that the idea of this proposal, has the possibility of success in the attainment of the objectives, for what the Governing body of the CCENB proceeds to the validation through the verdict and determining execution date July 11 the 2011. After a month of execution of the organizational Structure and of the one it Regulates organic of the CCENB, it has been determined the following benefits: It supports to the achievement of the strategic objectives of the Institution. An administration model settles down. It improves the coordination and execution of activities It facilitates the effective distribution of resources It allows to the organization to be centered in the clients It increases the capacity of the organization to compete Being the Organic Regulation for Processes a managerial tool that guides to direct the Institution, as well as it allowed establishing the functions and responsibilities of the units that constitute their structure, for the execution of the mission and Institutional vision.
Descripción :	El desarrollo de la validación de la Estructura organizacional para la calidad de la gestión de los procesos de la Casa de la Cultura Ecuatoriana “Benjamín Carrión”, Núcleo de Bolívar, puede resultar a simple juicio una imaginación, pero la celeridad con la que se presentan los cambios en el mundo actual, el predominio de las corrientes de modernización que afrontan los distintos países e instituciones, orientan a las organizaciones a definir su manera de gestión, así como a diseñar su presente y futuro. A la Casa de la Cultura Ecuatoriana “Benjamín Carrión” Núcleo de Bolívar, le atañe enfrentar el siglo XXI con un modelo de gestión conforme con los nuevos escenarios de inéditos desafíos y paradigmas preponderantes, así como un alto nivel de competitividad de las instituciones. Alcanzar este desafío implica entre otros el estructurar una organización por procesos, realizar cambios fundamentales y rediseñar el trabajo en equipos de participación mutua, que garanticen servicios y/o productos con estándares de calidad a sus clientes internos y externos; de esta manera surgirá una organización capaz de enfrentar con seguridad el tercer milenio y sus interesantes desafíos. El presente trabajo de investigación pretende que la Casa de la Cultura Ecuatoriana “Benjamín Carrión” Núcleo de Bolívar (CCENB), aplique esta estructura de organización para acceder a mejorar su productividad como unidad generadora de valor. Lo servidores públicos de la CCENB, conscientes de que la propia Institución, la sociedad ecuatoriana, y el mundo moderno caracterizado por los grandes avances tecnológicos, les exige resultados inmediatos y permanentes, en la entrega de productos y/o servicios que satisfagan necesidades y expectativas, enfrentando de esta manera al ser humano ante sí mismo y ante sus valores, hábitos y actitudes, en razón de que en las unidades administrativas financieras actualmente uno de sus principales objetivos es el de generar en el desarrollo de sus actividades el mayor valor agregado, ante esta realidad se establece que es determinante instaurar cambios en la forma de organización a todo nivel, donde la eficacia, eficiencia y efectividad, se vea reflejada en su estructura organizacional por procesos, porque las prioridades que se plantea son cómo mejorar los procesos, enfoque en el cliente, gestión de procesos, calidad total, mejoramiento 11 continuo, entre otros; que permitan administrar los recursos asignados eficientemente, lograr los objetivos eficazmente, y ser efectivos en la satisfacción de necesidades y expectativas de clientes internos como externos. Ante los cambios acelerados y dinámicos escenarios, la CCENB no presenta una estructura organizacional que reaccione con rapidez a cambios en su medio, sobre todo si recibe presiones externas (gobierno u organismos nacionales e internacionales), además el ambiente altamente competitivo y la presión de siempre estar generando resultados, hace necesaria la visión para actualizar la organización por parte de quienes la integran, que ha limitado generar y mantener el desarrollo del Sector, crear una mentalidad de pensamiento estratégico basada en los principios de desarrollo de la base administrativa, así como en la optimización de los sistemas que permita el logro de los objetivos estratégicos sectoriales. Para el personal de la CCENB es un gran reto a la innovación, generar nuevos productos y/o servicios con una estructura organizacional con procesos efectivos, este nuevo desafío los lleva a emplear nuevas habilidades mediante la aceptación del trabajo integral, convirtiéndose en colaboradores con mayor autonomía, más allá de libertad de acción, educación, criterio, con perfiles para el servicio integral, y no con aptitudes para llevar a cabo procesos mecánicos, monótonos y únicos; enfrentar esto implica el modificar su estructura organizacional funcional a procesos que garanticen un excelente portafolio de productos y/o servicios a sus usuarios. En este contexto, la validación de la Estructura Organizacional para la calidad de la gestión de los procesos administrativos de la CCENB, constituirá un apoyo para estandarizarlas y medirlas, creará conciencia de la necesidad de admitir conceptos de calidad, como una maniobra que posibilite la concepción del trabajo por procesos, en sucesión de la tradicional modalidad de trabajo por funciones. Una estrategia conveniente para lograr lo mencionado anteriormente consiste el sistema de mejoramiento continuo (kaizen) y sus herramientas como: Organización por procesos, Orientación al cliente, Control total de la calidad, Robótica, Círculos de calidad, Sistemas de sugerencias, Automatización, Disciplina en el lugar de trabajo, Mantenimiento productivo total, Kamban, Mejoramiento de la calidad, Justo a tiempo, 12 Cero defectos, Actividades en grupos pequeños, Relaciones corporativas trabajadores – administración, Desarrollo de nuevos productos, entre otras; que han apoyado a concebir una forma de pensamiento orientado al proceso y creación de estrategias que fortalezcan el mejoramiento continuo, y que implique a las personas de cada uno de los niveles de la jerarquía organizacional. Organización por Procesos.- Considerándose como un sistema que han de desarrollar los asociados de la CCENB para trabajar juntos en forma óptima y se alcance los objetivos estratégicos establecidos en la Planificación Estratégica del Sector, además constituirá una parte esencial de la organización, además de ser el modelo aplicable a cualquier tipo de empresa, se respaldará en las funciones de planeación, organización, dirección, integración de personal y control, lo que conllevará a la CCENB la consecución de sus objetivos estratégicos; y Procesos.- Definidos como lasucesión de actividades interdependientes orientadas a la obtención de un resultado destinado a un usuario interno o externo, que agregará valor a un insumo y que contribuirá a la satisfacción de una necesidad manifestada por los componentes. Las normas de procesos establecerán las responsabilidades de los ejecutores de las actividades que conformarán un proceso y harán énfasis en el quien hace que. La metodología del presente proyecto se respalda en los lineamientos del enfoque cualitativo, que se caracteriza por iniciar con el problema que enfrenta la organización de la CCENB, y estar sustentado en la variable de organización por proceso para lograr una disminución de la ineficacia; se aplica un marco teórico sobre la base de una valiosa bibliografía y experiencia profesional; por otra parte con la ayuda de la estadística inferencial se logra un diagnóstico de alto nivel para que el modelo diseñado sea de utilidad institucional. Lo fundamental de la investigación es el diagnóstico situacional, en razón de que el proceso que se emprende es para remediar el problema que enfrenta la organización, procediendo a la identificación de las posiciones que generan que la organización sea incompetente, logrando comprobar que el portafolio de productos y/o servicios que provee a la colectividad cultural, no responden a las necesidades y expectativas planteadas. La considerable información referente al tema que se origina en el entorno es bastante amplia, razón por la cual el presente trabajo emplea dos tipos de investigación, la documental que consiste básicamente en la presentación selectiva de lo que los especialistas de una u otra manera ya han declarado o escrito sobre las 13 organizaciones estructuradas sobre la base de procesos, y la de campo a través de la aplicación de encuesta y la observación. La primera se establece con la provisión de testimonios orales y escritos de los dueños de los procesos, la incidencia tanto a nivel personal como institucional, y la segunda se caracteriza por el contacto directo con el objeto de estudio, que permite elaborar la Estructura Organizacional para la calidad de la gestión de los procesos administrativos de la CCENB. En el procedimiento para la aplicación de la propuesta se ha ejecutado el Plan de manejo de actividades, el establecimiento del diagnóstico a través del método FODA de la situación actual de la CCENB, evidencia que la organización por funciones no es competitiva para su gestión y toma de decisiones, por lo que se determina que no cuenta con los medios apropiados para el cumplimiento de su función básica de manera efectiva, lo que no permite mejorar su productividad como unidad generadora de valor, esto se refleja en el diseño de productos y/o servicios que no cumplen con las necesidades y expectativas de la colectividad cultual, además vienen presentando principalmente problemas en cuanto a sus procesos administrativos y financieros tales como la centralización de las responsabilidades, control administrativo y toma de decisiones; la inexistencia de planes bien definidos acorde a las necesidades de los escenarios en que se desenvuelven; la participación limitada y colaboración de sus miembros en la formulación de objetivos y estrategias que contribuyan al desarrollo de la misma; así como la reducida gestión de calidad de su portafolio de productos; y la inexistencia de parámetros que permitan valorar la gestión y el desempeño actual en general, analizar los factores internos y externos y realizar una propuesta de mejoramiento; lo que conducirá a reducir costos, minimizar tiempos, mejorar la comunicación e información, renovar la gestión del servicio al cliente, eliminar actividades que no generan valor, simplificar los procesos, anticiparse al cambio, entre otros. Se ha realizado el inventario-diccionario de procesos, una vez identificado los procesos claves en la organización como: los Macro Procesos , Procesos, Subprocesos, procedimientos, así como sus productos y/o servicios donde pasaremos de un Estructura Organizacional Funcional a uno basado en Procesos, realizando un levantamiento y análisis de los mismos, organizándose, comprendiendo, simplificando, implementando, midiendo y controlando los procesos, sobre la base del análisis de la información 14 contenida en el documento denominado Reglamento Orgánico por Procesos de la Institución, el mismo que lograintegrar los procesos en los niveles de gobernantes o también identificados como gerenciales o estratégicos, de gestión o identificados como agregadores de valor, operativos o primarios y finalmente los de apoyo o denominados Habilitantes, de soporte o secundarios, se analizó y se definió la esencia de la misión y visión para establecer la cadena de valor de la institución, que determina los implicados en proporcionar los productos de valor a los clientes, con el fin de obtener ventaja competitiva y contribuir a la validación de la Estructura Organizacional para la calidad de la gestión de los procesos administrativos de la Casa de la Cultura Ecuatoriana “Benjamín Carrión” Núcleo de Bolívar, importante y valioso para su futuro. Se socializó la Estructura Organizacional basadas en procesos y el Orgánico Funcional de la CCENB, en la sesión extraordinaria de Directorio de la CCENB del 23 de junio del 2011, los miembros de Directorio y el personal de la institución está convencido de las ventajas que ofrece el Reglamento Orgánico por Procesos, en el desarrollo de las tareas y la necesidad de manejar información precisa y veraz que facilitará almacenar, ordenar, procesar y emitir resultados convirtiéndose en una herramienta sólida que oriente hacia el futuro en la toma de decisiones acertadas para lograr prever y resolver problemas, de manera que la idea de esta propuesta, tiene la posibilidad de éxito en la consecución de los objetivos, por lo que el Directorio de la CCENB procede a la validación a través del dictamen consensuado y determinando fecha de ejecución el 11 de julio del 2011. Luego de un mes de ejecución de la Estructura Organizacional y del Reglamento orgánico de la CCENB, se ha determinado los siguientes beneficios: Apoya al logro de los objetivos estratégicos de la Institución. Establece un modelo de gestión. Mejora la coordinación y ejecución de actividades Facilita la distribución eficaz de recursos Permite a la organización centrarse en los clientes Aumenta la capacidad de la organización para competir 15 Siendo el Reglamento Orgánico por Procesos una herramienta gerencial que orienta el direccionamiento de la Institución, así como también permitió establecer las funciones y responsabilidades de las unidades que constituyen su estructura, para el cumplimiento de la misión y visión Institucional. También debe considerarse que la Secretaría Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector Público (EX -SENRES), establece la Norma Técnica de “Diseño de Reglamento o Estatutos Orgánicos de Gestión Organizacional por Procesos”, la misma que es difundida mediante el Registro Oficial No. 251, de abril 17 de 2006, y que deberán ser cumplidas por las instituciones del sector público. Por último, el diseño del informe del proyecto con una orientación cualitativa presentado en este documento se encuentra organizado por la INTRODUCCIÓN, el mismo que cita los aspectos considerados antes del proyecto, como el problema, justificación, informe de logros es decir los objetivos, el informe sobre la comprobación de la hipótesis, variables, y la operacionalización de la hipótesis y el procesamiento de datos de la investigación para la comprobación de la hipótesis;Capítulo I denominadoMARCO TEÓRICO, cuyo contenido muestra de manera precisa los elementos teóricos - metodológicos sustento de la aplicación práctica desarrollada de la investigación, la teoría científica en donde se redacta detalladamente y corresponde a los antecedentes investigativos, conjunto de indicadores que dan soporte al problema y respondiendo a las variables y su relación, el mismo que expresa el nuevo enfoque de participación de la Casa de la Cultura Núcleo de Bolívar,la base legal sobre la cual se respaldan, así como su organización y elementos, objetivos del presente trabajo de investigación e idea a defender; el Capítulo II señalado como ESTRATEGIAS METODOLÓGICAS, en donde se redacta precisando los lineamientos concernientes a los métodos, técnicas e instrumentos utilizados para la obtención de datos, además se determina las estrategias de cambio, realizando el procedimiento para la aplicación de la propuesta, ejecutando el plan de manejo de actividades; Capítulo III definido como ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS PARA LA CASA DE LA CULTURA ECUATORIANA “BENJAMÍN CARRIÓN”, NÚCLEO DE BOLÍVAR, que detalla de modo pormenorizado las diferentes fases para estructurar el modelo de organización por procesos; finalmente el Capítulo IVidentificado como 16 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES, que manifiesta los pensamientos finales de esta investigación, adicionalmente se completa el desarrollo del proyecto con la publicación de referencias bibliográficas, netgráficas, anexos, la declaración de propiedad de la investigación y autorización de ejecución del presente trabajo por parte de la Casa de la Cultura Núcleo de Bolívar.
URI :	http://hdl.handle.net/123456789/595
Aparece en las colecciones:	Maestría en Gerencia de Proyectos Educativos y Sociales

Los ítems de DSpace están protegidos por copyright, con todos los derechos reservados, a menos que se indique lo contrario.