1 UNIVERSIDAD ESTATAL DE BOLÍVAR. FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, GESTIÓN EMPRESARIAL E INFORMÁTICA TESIS DE GRADO PREVIO LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIEROS EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA TEMA: UN SISTEMA CONTABLE EN LA GESTIÓN FINANCIERA, ADMINISTRATIVA DE LA CAJA DE AHORRO Y CRÉDITO DE LA ASOCIACIÓN DE TRABAJADORES PRODUCTORES AGROPECUARIOS Y COMERCIALIZACIÓN SAN JOSÉ DE LAS PALMAS, PARROQUIA SAN PABLO, CANTÓN SAN MIGUEL, PROVINCIA BOLÍVAR, AÑO 2011. AUTORES: MOLINA ARTEAGA PEDRO JOSELITO TIXE YANZA LUIS FERNANDO DIRECTOR: ING. JAVIER GARCÍA PARES ACADÉMICOS: ING. ANTONIO DÁVILA. ING. FRANCISCO ACEBO. GUARANDA SEPTIEMBRE 2011 2 UNIVERSIDAD ESTATAL DE BOLÍVAR. FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, GESTIÓN EMPRESARIAL E INFORMÁTICA TESIS DE GRADO PREVIO LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIEROS EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA TEMA: UN SISTEMA CONTABLE EN LA GESTIÓN FINANCIERA, ADMINISTRATIVA DE LA CAJA DE AHORRO Y CRÉDITO DE LA ASOCIACIÓN DE TRABAJADORES PRODUCTORES AGROPECUARIOS Y COMERCIALIZACIÓN SAN JOSÉ DE LAS PALMAS, PARROQUIA SAN PABLO, CANTÓN SAN MIGUEL, PROVINCIA BOLÍVAR, AÑO 2011. AUTORES: MOLINA ARTEAGA PEDRO JOSELITO TIXE YANZA LUIS FERNANDO DIRECTOR: ING. JAVIER GARCÍA PARES ACADEMICOS: ING. ANTONIO DÁVILA. ING. FRANCISCO ACEBO. GUARANDA SEPTIEMBRE 2011 3 II.- DEDICATORIA. A Dios quien me dio la fe, la fortaleza, la salud, me dirigiste por el mejor camino de mi vida, y me distes la salud y sabiduría para alcanzar todas mis metas. A mis padres, Blanca y Pedro quienes me enseñaron desde pequeño a luchar para alcanzar mis metas. Mi triunfo es el de ustedes, ¡los amo! A mi esposa, Janeth Unda, quien me brindó su amor, su cariño, su estímulo y su apoyo constante. Su cariño, comprensión y paciente espera para que pudiera terminar el grado son evidencia de su gran amor. ¡Gracias! Este trabajo va dedicado a mi hijo Johel Molina, porque en el he puesto mi paciencia, mi cariño y está hecho con mucho amor para el que es mi vida y mi adoración. Joselito Molina. 4 II.- DEDICATORIA. Agradezco a una persona muy especial Janeth T. ya que no tengo como agradecerle por lo menos por este medio me toca decirle un “Dios le pague”, ya que con sus consejos me supieron valorar lo mucho que significaba, gracias por todo el apoyo brindado hacia mí en el transcurso del Seminario. A tú Patrón San Miguel quien ha permitido que la sabiduría dirija y guie mis pasos, Tú ha sido el todopoderoso, quien ha iluminado mi sendero de la vida cuando más oscuro ha estado. Ha sido el creador de todas las cosas, el que me ha dado fortaleza para continuar cuando a punto de caer he estado; por ello, con toda la humildad que de mi corazón puede emanar. De igual forma, a mi Padre Fernando que desde el cielo me ha guiado con sus bendiciones para alcanzar mi meta, de igual manera todo mi trabajo y esfuerzo le dedico a mi Madre Vitelia que ha sido el pilar fundamental para terminar con éxito mi carrera, ¡Te Amo Madre Linda! Luis Tixe Yanza. 5 III.- AGRADECIMIENTO. Universidad Estatal de Bolívar. En especial a la Facultad de Ciencias Administrativas, Gestión Empresarial e informática por permitirme ser parte de una generación de triunfadores y gente productiva para el desarrollo del país. Gracias a Nuestro Director Ing. Javier García. Por permitirnos ser parte del grupo de trabajo. Sus consejos, paciencia y opiniones sirvieron para terminar esta investigación y por su generosidad al brindarme la oportunidad de recurrir a su capacidad y experiencia científica en un marco de confianza, afecto y amistad, fundamentales para la concreción de este trabajo. Ing. Antonio Dávila. Por sus valiosas sugerencias y acertados aportes durante el desarrollo de este trabajo de Investigación. Ing. Francisco Acebo. Por su calidez y compañerismo al compartir inquietudes, éxitos y fracasos durante la realización de la Investigación. Molina Arteaga Pedro Joselito. Tixe Yanza Luis Fernando. 6 IV.- AUTORÍA NOTARIADA. Nosotros, Pedro Joselito Molina Arteaga y Luis Fernando Tixe Yanza, Egresados de la Universidad Estatal de Bolívar, Facultad de Ciencias Administrativas, Gestión Empresarial e Informática, Carrera de ingeniería en Contabilidad y Auditoría, declaramos libre y voluntariamente que el presente trabajo de graduación, así como las expresiones vertidas en la misma son de nuestra autoría, cuyo tema es ; Un Sistema Contable en la Gestión Financiera, Administrativa de la Caja de Ahorro y Crédito de la Asociación de Trabajadores Productores Agropecuarios y Comercialización San José de las Palmas, Parroquia San Pablo, Cantón San Miguel, Provincia Bolívar, Año 2011. Que hemos realizado a base de recopilación de bibliografías de internet, entrevistas, encuestas, folletos, revistas, afiches y fotos, dejando a salvo los derechos de terceros sobre bibliografía consultada y puntos de vista de los autores citados en el presente trabajo. ___________________ ____________________ JOSELITO MOLINA. FERNANDO TIXE. C.I. 0201647716 C.I. 0201918786 7 V.- TABLA DE CONTENIDOS. I. Portada………………………………………………… II. Dedicatoria……………………………………………. III. Agradecimientos………………………………………. IV. Autoría notariada……………………………………… V. Tabla de contenido…………………………………….. VI. Lista de cuadros y gráficos…………………………….. VII. Lista de anexo………………………………………….. VIII. Resumen ejecutivo……………………………………... IX. Sumary…………………………………………………. X. Introducción……………………………………………. Capítulo I 1.- TEMA. ...................................................................................................................................... 15 2.- ANTECEDENTES. ................................................................................................................. 16 3.- FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. ................................................................................. 18 4.- JUSTIFICACIÓN………. ...................................................................................................... 19 5.- OBJETIVOS. ........................................................................................................................... 21 5.1.- Objetivo General. ................................................................................................. 21 5.2.- Objetivos Específicos. .......................................................................................... 21 6.- MARCO TEÓRICO. ............................................................................................................... 22 6.1.- Marco Referencial. ............................................................................................... 22 6.1.2.- Marco Georeferencial........................................................................................ 23 8 6.1.3.- Derechos y Deberes De La Asociación San José De Las Palmas. .................... 24 6.2.- MARCO CONCEPTUAL. .................................................................................................. 26 6.2.1.- La Contabilidad. ................................................................................................ 26 6.2.2.- Importancia de la Contabilidad. ........................................................................ 26 6.2.3.- Objetivos de la Contabilidad: ............................................................................ 27 6.2.4.- Sistema. ............................................................................................................. 27 6.2.5.- Sistema Contable. .............................................................................................. 27 6.2.6.- Clases de Sistemas De Contabilidad. ................................................................ 28 6.2.6.1.- Sistema Contable Manual. ............................................................................. 28 6.2.6.2.- Sistema Contable Mecanizado. ...................................................................... 28 6.2.6.3.- Sistema Contable por Computadora. ............................................................. 28 6.2.7.- Procedimientos para Instalar un Sistema de Contabilidad. ............................... 28 6.2.7.1.- Instalación de Sistemas de Contabilidad. ....................................................... 29 6.2.8.- Gestión. ............................................................................................................. 29 6.2.9.- Administración Financiera. ............................................................................... 29 6.2.10.- Organización. .................................................................................................. 29 6.2.11.- Proceso de la Administración.......................................................................... 30 6.2.12.- Toma de Decisiones Administrativas.............................................................. 31 6.3.- TEORÍA CIENTÍFICA........................................................................................................ 32 6.3.1.- Sistema Contable. .............................................................................................. 32 6.3.2.-Sistema de Información Contable. ..................................................................... 32 6.3.3.- La Contabilidad Financiera. .............................................................................. 32 6.3.4.- Información Contable........................................................................................ 33 6.3.5.- Elementos De Sistemas De Información........................................................... 33 9 6.3.6.- Objetivos de un Sistema Contable. ................................................................... 34 6.3.7.- Caja de Ahorro y Crédito. ................................................................................. 34 6.3.8.- Administración. ................................................................................................. 34 6.3.9.- Importancia de la Administración. .................................................................... 35 6.3.10.- Elementos de la Administración. .................................................................... 35 6.3.10.1.- Investigación. ............................................................................................... 35 6.3.10.2.- Planeación. ................................................................................................... 36 6.3.10.3.- Organización. ............................................................................................... 36 6.3.10.4.- Dirección. ..................................................................................................... 36 6.3.10.5.- Información. ................................................................................................. 36 6.3.11.- Control............................................................................................................. 36 6.3.12.- Presupuesto. .................................................................................................... 36 6.3.13.- Gestión Financiera. ......................................................................................... 36 6.3.14.- La Toma de Decisiones en la Gestión Financiera-Administrativa.................. 37 7.- HIPÓTESIS. ............................................................................................................................. 38 8.- VARIABLES. .......................................................................................................................... 39 Variable Independiente. ................................................................................................ 39 Variable Dependiente. .................................................................................................. 39 Capítulo II 9.- METODOLOGÍA. ................................................................................................................... 42 9.1.- Método Inductivo. ................................................................................................ 42 9.1.2.- Método Deductivo. ............................................................................................ 42 9.1.3.- El Método Histórico. ......................................................................................... 42 9.2.- Tipos De Investigación. ....................................................................................... 42 10 9.2.1.- De Campo.......................................................................................................... 42 9.2.2.- Descriptiva. ....................................................................................................... 43 9.3.- Técnicas E Instrumentos Para La Obtención De Datos. ..................................... 43 9.3.1.- Encuesta. ........................................................................................................... 43 9.4.- Universo y Muestra. ............................................................................................. 43 9.5.- Procesamiento de Datos. ...................................................................................... 43 9.6.- Muestra. ................................................................................................................ 43 9.7.- Población De Estudio. .......................................................................................... 43 10.4.- Resumen de las Encuestas Aplicadas. ................................................................ 46 Resumen de las dos Variables. .................................................................................... 46 Grafico 12. ................................................................................................................ 46 Comprobacion de las Hipotesis. ................................................................................... 48 Capítulo III 3.1.- TITULO. ................................................................................................................................ 52 3.2.- INTRODUCCIÓN. ............................................................................................................... 53 3.3.- JUSTIFICACIÒN ................................................................................................................. 55 Sección B........................................................................................................................................ 60 Estructura de un Sistema Contable. ......................................................................... 61 Características de un Sistema Contable. ................................................................... 62 Cualidades de un Sistema Contable. ......................................................................... 62 Para qué Sirve el Sistema Contable. ........................................................................ 63 Utilización de un Sistema Contable. ......................................................................... 65 Procedimientos para Instalar un Sistema de Contabilidad........................................ 66 3.6 PLAN OPERATIVO. ............................................................................................................. 83 11 3.7 RESULTADOS ESPERADOS ............................................................................................. 84 3.8 Bibliografía. ............................................................................................................................. 85 3.8.1 Infografía. ............................................................................................................ 85 12 XIII. RESUMEN EJECUTIVO. El objetivo fundamental de esta investigación es el desarrollo de una metodología estructurada que permita establecer un sistema contable en la gestión financiera administrativa aplicando en la Asociación San José de las Palmas, una adecuada información contable financiera administrativa. Basándose en las aplicaciones informáticas de gestión, se llegando a una propuesta de investigación para la implementación de un sistema contable. Nuestro trabajo de investigación nos centramos en la investigación de una propuesta de un sistema contable, el cual facilite un mejor informe económico en las Cuentas mensuales y anuales, con la finalidad de satisfacer y mejorar las necesidades informativas de los socios y directivos. El objetivo de nuestra propuesta es para el mejoramiento de la Organización es lo más adecuado a la realidad existente, hemos llevado a cabo un estudio de investigación contable a través de la técnica de la encuesta que nos permitió evidenciar entre otros aspectos, la predisposición de esta organización a implementar y mejorar un sistema contable, una vez obtenido la información es suficiente para plantear nuestra propuesta, hemos procedido a efectuar las oportunas aportaciones de principales problemas en la contabilidad que llevan en forma empírica, nuestra propuesta es para el mejoramiento de la Organización que está basada en un plan de cuentas ordenadas y un Balance de Resultados y Capital que maneja la Organización. 13 IX.-SUMMARY. The main objective of this research is to develop a structured methodology to establish an accounting system using administrative financial management of the Association San Jose de lass Palmas, financial accounting information adequate management. Based on the management computer applications is coming to a research proposal to implement an accounting system. Our research we focus on the investigation of a proposed accounting system, which facilitates a better economic report monthly and annual account, in order to satisfy and improve the information needs of partners and managers. The aim of our proposal is to improve the organization is best suited to realities, we have carried out a survey of accounting research through survey technique allowed us to demonstrate among other things, the willingness of this organization to implement and improve an accounting system, after obtaining the information is sufficient to raise our proposal, we proceeded to make the appropriate contributions from major accounting problems are empirically, our proposal is to improve the Organization is based on a neat chart of accounts and Balance of Income and Capital who runs the organization. 14 X.- INTRODUCCIÓN. En la actualidad las Asociaciones se encuentran en un crecimiento constante, por el momentos, es difícil puesto que los términos nuevos que se han involucrado en todos los ámbitos en desarrollo que implican que las Asociaciones tengan que dedicar al aumento del ahorro y al recursos económicos-administrativos y financiero para el mejoramiento de las organizaciones administrativas de las mismas. El entorno de las Asociaciones están desarrollándose en una competencia sin barreras, en donde las más fuertes van a ir creciendo la caja de ahorro y crédito y esto se logra con trabajo y esfuerzo con una estructura económica financiera-administrativa estable, pero sobre todo con una cooperación de trabajo, acorde al nuevo sistema económico al cual nos enfrentamos. Esta Asociación emprendió sus movimientos financieros con el ahorro y crédito, esta idea surgió de la Asamblea de socios, desde el momento en que se fundó el 21 de Octubre de 1985, la cual fue legalizada como Asociación Agropecuaria “San José de las Palmas”. La Asociación San José de las Palmas, se encuentra ubicada en el mismo recinto, perteneciente a la Parroquia San Pablo de Atenas, Provincia Bolívar La Asociación, por el momento no cuenta con un sistema contable, y busca a través de esta propuesta ah desarrollar que de alguna manera compense el mal manejo que ha llevado hasta la actualidad, los directivos están consiente que debe mejorar y proyectarse al futuro, de tal manera poder enfrentar los nuevos retos Administrativos-Financieros. Esta Organización pertenece a un Ministerio del Gobierno, como es, “MAGAP”, Ministerio de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca, quienes dan asesoramiento en el área de la investigación de los productos agrícolas y proyectos que van en beneficio de los agricultores. 15 CAPITULO I 1.- TEMA. Un Sistema Contable en la Gestión Financiera, Administrativa de la Caja de Ahorro y Crédito de la Asociación de Trabajadores Productores Agropecuarios y Comercialización San José de las Palmas, Parroquia San Pablo, Cantón San Miguel, Provincia Bolívar, Año 2011. 16 2.- ANTECEDENTES. Nuestro trabajo está dirigido a la Asociación Agropecuaria San José de las Palmas de la parroquia San Pablo de Atenas la cual está ubicada en el recinto del mismo nombre. La idea nació de un grupo de agricultores conformada entre hombres y mujeres, esta Organización fue creada el 21 de Octubre de 1985 ya que existió una gran necesidad de ciertos agricultores de pertenecer a un Ministerio de Agricultura, ganadería y Agua Cultura y Pesca MAGAP. La Asociación Agropecuaria San José de las Palmas emprendió sus actividades agrícolas con la finalidad de mejorar sus cultivos y sus recursos económicos familiares de cada agricultor, esta Organización se formó con la idea de la directiva asignada para que represente a toda la Organización. En los actuales momentos esta Organización cuenta con su respectiva directivos: Presidente, Secretario, Tesorero, Sindico y Vocales para que gestione las actividades gubernamentales y no gubernamentales. Es así que la Asociación Agropecuaria no cuenta con un sistema contable Administrativo y Financiero por lo cual nos permitirá obtener un mayor conocimiento real de cada una de las actividades de la Organización de la Caja de Ahorro y Crédito. Hoy en día se encuentra dirigiendo esta Asociación el Sr Patricio Armendáriz con quien conversamos que tenían la necesidad de contar con un sistema contable que ayudara a mejorar la Gestión Financiera-Administrativa en la cual tenían que acudir a un contador público que elabore los informes económicos mensual y anual. 17 Por ende se procede REGISTRAR Y LEGALIZAR la directiva que regirá los destinos de la Organización en el periodo 2011-2013 ES DECIR 1 AÑO como versa sus estatutos, quedando integrada de la siguiente manera: Presidente : Sr. Patricio Edilberto Armendáriz Molina. Vicepresidente : Sr. Mesías Boanerges Morejón. Secretaria : Sra. Maruja Dolores López Mora. Tesorero : Sr. Ulises Fabián Armendáriz Molina. 18 3.- FORMULACIÓN DEL PROBLEMA. ¿La falta de un sistema contable en la Gestión Financiera-Administrativa de la Caja de Ahorro y Crédito de la Asociación de Trabajadores Productores Agropecuarios y Comercialización San José de las Palmas, no permite contar con información ágil, oportuna, y confiable en la Parroquia San Pablo de Atenas, Cantón San Miguel, Provincia Bolívar en el año 2011? 19 4.- JUSTIFICACIÓN. El motivo de nuestra investigación es diseñar un sistema contable Administrativo y Financiero dirigido a La Asociación Agropecuaria San José de las Palmas quien desde sus inicios hasta el momento no lleva los Estados financieros así como el registro de sus operaciones mensuales. La Asociación si no cumple con las cuentas ordenadas que deben llevar la Organización que están legalmente establecidos por la ley, ya que en un tiempo no muy lejano puede estar perdiendo recursos económicos y administrativos por la falta de un sistema contable. Al no contar con un sistema contable la Organización tiene la necesidad de implementar un Sistema Contable que se convierta en una herramienta importante ya que la contabilidad surge una necesidad de llevar un control financiero-Administrativo en la Organización que ayudara a proporcionar suficiente información para su economía y que ayude a la toma de decisiones que conlleven a un óptimo manejo de la Organización. Un Sistema Contabilidad dentro de la Organización es elemental como una herramienta de suma importancia que permite llevar un control de los Estados Financieros- Administrativo para obtener mejores resultados al final de un ciclo contable. La Asociación tiene como finalidad mejorar las condiciones de los socios a través de capacitación en el campo científico, técnico e investigativo a través del MAGAP y otras casas comerciales que se dedican a la venta de insumos químicos. Por el momento las asociaciones se encuentran hoy en día momentos difíciles por la competitividad y desarrollo económico-social. La Asociación tiene como proyección crecer económicamente a través del ahorro de cada socio y con esto podemos evitar a futuro necesidades económicas en esta organización, es necesario que las organizaciones cuenten con un sistema contable – 20 financiero y administrativo y sea confiable que permita a los directivos la toma de decisiones oportunas y un mayor control de las actividades administrativas y financieras de la organización. Por tal razón nuestra investigación se realizara para aportar con conocimientos técnicos en el campo de la administración para que la organización tome pautas en el desarrollo económicos de todos los socios. Debe tener un sistema contable financiero confiable que le permita optimizar recursos económicos al momento qué ingrese y egrese las utilidades netas de los socios con la finalidad que al final del periodo financiero se pueda conocer específicamente si hubo utilidad o perdida en el periodo contable. Con la seguridad de un sistema contable ayudara a mejorar las transacciones mensuales y anuales que ayudara a mejorar las condiciones de todos los socios con una buena toma de decisiones. 21 5.- OBJETIVOS. 5.1.- Objetivo General. Implementar un Sistema Contable para la Gestión Financiera-Administrativa de la Caja de Ahorro y Crédito de la Asociación de Trabajadores Productores Agropecuarios y Comercialización San José de las Palmas, Parroquia San Pablo, Cantón San Miguel, Provincia Bolívar en el año 2011? 5.2.- Objetivos Específicos. • Realizar un diagnóstico de la Gestión Financiera-Administrativa de la Caja de Ahorro de la Asociación. • Investigar un Sistema Contable de la Gestión Financiera-Administrativa de la Caja de Ahorro de la Asociación. • Desarrollar una propuesta de un modelo de Sistema Contable efectivo para la Asociación en la Gestión Financiera-Administrativa. 22 6.- MARCO TEÓRICO. 6.1.- Marco Referencial. La Asociación de trabajadores productores agropecuarios y comercialización” San José de las Palmas” fue fundada el 21 de Octubre de 1985, esta Organización pertenece a un Ministerio que es el Ministerio de Agricultura ganadería agua cultura y pesca (MAGAP), cuentan con un acuerdo Ministerial RUC, y una directiva como es: Presidente, Vicepresidente, Secretaria, Tesorero, Sindico, Dos Vocales Principales y Dos vocales Alternos y 27 Socios Activos. La Asociación se encuentra ubicado en el Recinto San José de las Palmas, vía principal a 4 km de la Parroquia San Pablo de Atenas, cantón San Miguel Provincia Bolívar. 23 6.1.2.- Marco Georeferencial. 24 Ubicación. Se encuentra en la Comunidad del mismo nombre a 37 Km. de la ciudad de Guaranda en la vía principal que conduce a Babahoyo y Guayaquil. Extensión. La Asociación San José de las Palmas se ha preocupado por evitar la erosión del suelo en una extensión de 29 Hectáreas. Clima. Caracterizado por ser una zona de vida del Bosque Húmedo Montano con una temperatura promedio de 15 ºC. 6.1.3.- Derechos y Deberes De La Asociación San José De Las Palmas. A) Promover el mejoramiento, social, y económico de los asociados a través de sus actividades agropecuarias. B) Buscar asistencia técnica y capacitación de los asociados que permita optimizar el manejo de los recursos existentes en la zona. C) Establecer formas de trabajo comunal en beneficio de los socios. D) Conservar el medio ambiente. E) Fomentar la capacitación técnica de los principales cultivos. F) Buscar créditos y asistencia técnica con sentido social ante entidades nacionales y extranjeras públicas y privadas, con el fin de implementar la producción en las distintas áreas como son agropecuarias, artesanías. Manejo de animales menores y mayores, etc. G) Establecer e implementar un sistema de comercialización de la producción agropecuaria. 25 H) Conformar la caja de ahorro y crédito o banco comunitario. I) Implementar centros de acopio para la comercialización de la producción. J) Implementar un almacén de insumos agropecuarios para el beneficio de los asociados. 26 6.2.- MARCO CONCEPTUAL. 6.2.1.- La Contabilidad. “La Contabilidad es una herramienta indispensable en la cual se fundamenta las decisiones gerenciales y financieras, es así que toda actividad económica desde las pequeñas Organizaciones hasta las más grandes requieran del aporte de la contabilidad para conocer los resultados de su gestión.” 1 “Quien sin una definición expresa, al ocuparse del sistema informativo contable, lo considera como pieza de un sistema de regulación y control, afirmando que es un instrumentado con un proceso contable de datos, cualquiera que sea la naturaleza del sistema circulatorio controlado” 2 La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y sistemática todas las cuentas del debe y el haber de las operaciones mensuales y anuales de la Asociación. La contabilidad es un sistema que se encarga de medir las actividades de ingresos y egresos de los socios, en lo cual la Contabilidad procesa la información confiable que permite llegar a la toma de decisiones a los directivos de la Asociación. 6.2.2.- Importancia de la Contabilidad. La Contabilidad es importante en el mundo de los negocios para evaluar el rendimiento de las operaciones mensuales y anuales. En una organización, la contabilidad desempeña un papel fundamental, que le permite a su propietario o gerente controlar las operaciones y conocer los resultados esperados y si ha ganado o perdido. 1 ZAPATA. Pedro, “principios de contabilidad”, tercera edición, colombia, 1998. Pág. 06 2 GARCIA. Martín, “Contabilidad”, Tercera Edición, Quito-Ecuador, 1984. Pág. 25 http://www.monografias.com/Arte_y_Cultura/index.shtml 27 6.2.3.- Objetivos de la Contabilidad:  Nos da a conocer el estado financiero-administrativa de una Asociación en un periodo determinado, que este puede ser de un mes, dos meses, o un año, por lo tanto la contabilidad ayudara a los directivos tomar de decisiones.  Sabemos que la contabilidad brinda información clara y precisa y permite a la toma de decisiones y en las operaciones mensuales y anuales.  La Contabilidad nos brinda información oportuna y está orientada a la toma de decisiones, dentro y fuera de la Asociación San José de las Palomas.  Es útil en el campo de la administración y se relaciona principalmente con la igualación de los resultados obtenidos. 6.2.4.- Sistema. Es un conjunto de elementos que se relacionan entre sí para proporcionar información, servicios dentro de una Organización. 6.2.5.- Sistema Contable. Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una Asociación, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre. 3 Sistema de contabilidad es una estructura organizada y sistematizada mediante la cual se recogen las informaciones de una Asociación resultado de sus operaciones mensuales y anuales valiéndose del talento humano y sus recursos como formularios, reportes, libros etc. y que mostrados a la gerencia que le permitirán a la misma tomar decisiones financieras. 3 (www.monografias.com/trabajos2/.../sistdecont.shtml -)-recuperado el 02 de julio del 2011. 28 6.2.6.- Clases de Sistemas De Contabilidad. 6.2.6.1.- Sistema Contable Manual. Como su nombre lo indica, es el que se desarrolla trabajando manualmente, al menos en un alto porcentaje. No obstante se utilice algunas sumadoras lo indica, es el que se desarrolla trabajando manualmente. 6.2.6.2.- Sistema Contable Mecanizado. Las sumadoras y calculadoras que también se emplean en los sistemas manuales, existe una maquina llamada “máquina de contabilidad” que básicamente sirve para llevar el libro mayor con sus auxiliares empleando para ello unas tarjetas grandes (tarjetón) en donde aparece el movimiento de las cuentas con su saldo anterior. 6.2.6.3.- Sistema Contable por Computadora. Cuando la máquina de sistema anterior se sustituye por una computadora y además de ello se utiliza el computador para llevar a cabo una serie de operaciones que dan origen a movimientos contables. 4 6.2.7.- Procedimientos para Instalar un Sistema de Contabilidad.  Tener conocimiento de la Asociación (por medio de entrevistas, visitas, etc.)  Preparar una lista de chequeo.  Elaborar informes.  Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento  Diseñar formularios para todas las operaciones.  Diseñar reportes  Preparar los libros. Balance inicial, hasta el final. 4 HARGADONJR.Bernard.”Principios De Contabilidad”. Tercera Edicion.Colombia.1984.Pags 172-173 29 6.2.7.1.- Instalación de Sistemas de Contabilidad. El primer proceso contable que lleva a cabo cualquier negocio es la planeación e instalación de su sistema de contabilidad. El contador estudia la naturaleza del negocio, analiza los tipos de operaciones que probablemente habrán de ocurrir y proyecta o selecciona, las formas y registros necesarios para anotar las operaciones en cuestión. 6.2.8.- Gestión. Son guías para orientar la acción, previsión, visualización y empleo de los recursos y esfuerzos a los fines que se desean alcanzar, la secuencia de actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. 5 6.2.9.- Administración Financiera. Involucra las tres grandes decisiones, juntos determinan el valor de una Asociación para sus socios suponiendo que nuestro objetivo es maximizar este valor que debe luchar por una combinación, óptimo de las tres decisiones interrelacionarnos, relacionadas en forma conjunta la decisión para invertir en un nuevo proyecto de capital del financiamiento del inversión, a su vez, la decisión sobre el financiamiento influye sobre y es influido por la decisión sobre los dividendos. 6 6.2.10.- Organización. Organización es un grupo social que está compuesto por personas preparadas a la naturaleza de cada individuo el cual tiene por función organizarse o administrar varias actividades que están relacionadas a las necesidades de cada comunidad, con la finalidad 5 johanatov.blogspot.es/, recuperado el 2 de julio del 2011 6Vanhorne.J.(1997).”Administración Financiera”, Décima Edición.Mexico.Pag 6. 30 de producir bienes o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno social. Es un sistema de actividades coordinadas formado por dos o más personas; en el cual la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite a los socios y directivos de una Organización. La Organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles. Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos planteados en la Organización. Todas las organizaciones tienen sus propias culturas y políticas que surgen de las diferencias entre los grupos de interés y reciben influencia de su entorno. Las organizaciones difieren en metas, grupos que sirven, papeles sociales, estilos de liderazgo, incentivos, tipos de tareas que realizan y estructuras. Estas características ayudan a explicar las diferencias en la manera en que las organizaciones utilizan los sistemas de información. En la organización es preciso primero establecer sus leyes o al menos principios teóricos para así continuar elaborando una teoría sobre ellos. 7 6.2.11.- Proceso de la Administración. Consta de cuatro funciones fundamentales:  Planeación.  Organización.  Ejecución.  Control. 7 es.wikipedia.org/wiki/Organización, recuperado el 4 de julio del 2011. 31 Constituye el proceso de la administración, son los medios en los cuales suministra el presidente, distinguen el presidente como una expresión sumaria de estas funciones elementales en la administración. 6.2.12.- Toma de Decisiones Administrativas.  Definir la toma de decisiones haciendo deferencia a las interrelaciones con las alternativas, selección de alternativas y uso del criterio.  Trazar algunas técnicas no cuantitativas para la toma de decisiones, saber porque son útiles para resolver los problemas que tratan con el objetivo y para los problemas que tienen que ver con los medios de alcanzar los objetivos.  Determinar quien debe tomar las decisiones como deben llevarse a la práctica las decisiones.  Clasificar los varios tipos de decisiones y sugerir ciertas guías útiles para tomarlas. 8 8 Terry.F.(2008).”Principios de Administración”, Vigésima Edición.Mexico.Pag 7 32 6.3.- TEORÍA CIENTÍFICA. 6.3.1.- Sistema Contable. “Es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una Organización como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.” 9 6.3.2.-Sistema de Información Contable. Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías:  la contabilidad financiera o la contabilidad externa.  la contabilidad de costos o contabilidad interna.  6.3.3.- La Contabilidad Financiera. Muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la Asociación, como son los socios, proveedores, entre otros, aunque esta información es de suma importancia como también de mucho interés para los Directivos y Socios de la Asociación. Esta contabilidad permite obtener información ágil y oportuna sobre los estados financieros de la Asociación. Su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la Asociación. 9 FELIX, “Principios de Contabilidad”, segunda edición. Italia. Pág. 22-23. 33 6.3.4.- Información Contable. El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la Organización para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización. El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos. 6.3.5.- Elementos De Sistemas De Información. El Equipo computacional. Es el hardware necesario para que el sistema de información pueda funcionar. El Recurso humano. Que interactúa con el sistema, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere. Los programas (software).que son ejecutados por la computadora y producen diferentes tipos de resultados. Procedimientos que incluyen las Políticas y reglas de operación, tanto en la parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una aplicación en la empresa. 34 6.3.6.- Objetivos de un Sistema Contable. La información contable debe servir fundamentalmente para:  Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.  Predecir flujos de efectivo.  Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.  Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.  Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.  Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.  Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.  Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.  Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para la comunidad. 10 6.3.7.- Caja de Ahorro y Crédito. Es una entidad de crédito similar a un banco que se diferencian por su carácter legal, los bancos son sociedades anónimas, mientras que las cajas de ahorro se rigen por la ley de sociedades limitadas de carácter institucional, una parte de sus dividendos a fines sociales o tienen representación gubernamental y no gubernamentales, aunque por ello no dejan de ser privadas. 6.3.8.- Administración. ¨Es un proceso muy particular consiste en las actividades de planificación, organización, ejecución y control desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos. 10 www.monografias.com › ... › Contabilidad, recuperado el 01 de julio del 2011 35 La administración es una actividad que convierte los recursos humanos y físicos desorganizados en resultados útiles y efectivos y es la más relatora, amplia y exigente de todas las actividades humanas. Es el proceso de diseñar un ambiente donde los individuos, que trabajan juntos en grupos cumplen metas específicas de manera eficiente¨ 11 Es la relación de todos los recursos a través de procesos de planeación, organización dirección, y control, con el propósito de lograr una información coherente. La administración tiene el propósito de establecer, buscar, analizar y lograr todos los objetivos planteados que conllevan una buena dirección de los estados financieros- administrativos. 6.3.9.- Importancia de la Administración. La Administración es fundamental en la conclusión de la sociedad moderna, no es un fin si mismo sino un medio de lograr que las cosas se realicen de la mejor manera, al menor costo o la mayor eficiencia y eficacia. La importancia de la administración en los estados financieros nos ayudara a la toma de decisiones, desarrollo socio-económico de la Asociación. 12 6.3.10.- Elementos de la Administración. 6.3.10.1.- Investigación. “Es lo que se debe hacerse y fijar los métodos de hacerlo, con el fin de alcanzar los objetivos de una Asociación. 11 Franklin, T. (2008). “Principios de contabilidad”.Vigésima Edición. Mexico: Patria.pag 22 12 IDALBERTO,Ch.(2006).”Introducción a la Teoría general de la Administración”, Séptima Edición. Mexico. Pag 13 36 6.3.10.2.- Planeación. Es la estructura formal de autoridad, por medio de subdivisión del trabajo, por medio de subdivisiones de trabajo con el fin de alcanzar el objetivo buscado. 6.3.10.3.- Organización. Es la función de preparar al personal y mantener las condiciones actuales de trabajo. 6.3.10.4.- Dirección. Es la actividad continua de toma de decisiones en forma ordenada y asumir el liderazgo de la misma. 6.3.10.5.- Información. Es la actividad de mantener informados de lo que pasa a los directivos es responsables, estas actividades dispone de registros, documentación e inspección. 6.3.11.- Control. Consiste el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados actuales y pasados, en relación con los esperados. Con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, a fin de corregir y mejorar nuevos planes. 6.3.12.- Presupuesto. Función que incluye la relación a la elaboración, ejecución y fiscalización presupuestaria.” 13 6.3.13.- Gestión Financiera. La gestión financiera es una de las tradicionales áreas funcionales de la gestión, hallada en cualquier organización, competiéndole los análisis, decisiones y acciones 13 IDALBERTO,Ch.(2006).”Introducción a la Teoría general de la Administración”, Séptima Edición.Mexico.Pag 76 37 relacionadas con los medios financieros necesarios a la actividad de dicha organización. Así, la función financiera integra todas las tareas relacionadas con el logro, utilización y control de recursos financieros. La gestión financiera consiste en conseguir, mantener y utilizar dinero, sea físico (billetes y monedas) o a través de otros instrumentos, como pagares, letra de cambio. La gestión financiera es la que convierte a la visión y misión en operaciones monetarias. 14 6.3.14.- La Toma de Decisiones en la Gestión Financiera-Administrativa.  Los procesos de decisión en las organizaciones son muy importantes porque generalmente afectan todos los procesos humanos dentro de las mismas. La comunicación, la motivación, el liderazgo, el manejo de conflictos, y otros más.  La toma de decisiones en una organización invade cuatro funciones administrativas que son: planeación, organización, dirección y control. Funciones administrativas dentro de la organización.  Tratar de dar más trabajo o responsabilidad a los socios, sino mejor trabajo, con el fin de que todos nos centremos en lo que es valioso para la Asociación. La delegación evidencia el éxito directivo si va acompañada de un buen criterio de selección, formación y refuerzo. 15 14 (www.monografias.com/.../gestion-financiera/gestion-financiera.shtml -) 15 http://www.eltallerdigital.com/informacion.jsp?idArticulo=11, recuperado el 24 de abril del 2011. 38 7.- HIPÓTESIS. Con un sistema contable permitirá mejorar la gestión financiera administrativa de la Caja de Ahorro y Crédito de la Asociación de Trabajadores Productores Agropecuarios y Comercialización San José de las Palmas, Parroquia San Pablo, Cantón San Miguel, Provincia Bolívar, año 2011. 39 8.- VARIABLES. Variable Independiente.  Sistema Contable. Variable Dependiente.  Gestión Financiera-Administrativa 8.1.- OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES VARIABLES CONCEPTO DIMENSIONES INDICADOR ITEMS Variable Independiente Sistema contable. Sistema de contabilidad Es una estructura organizada mediante la cual se recoge las informaciones de registros de las operaciones mensuales y anuales de la Asociación y que permita presentar informes contables, financieros y administrativos.  Formularios  Registro contable  Confiabilidad  Objetividad  Financieros  Partida Doble 1.- ¿Conoce usted si en la Asociación lleva un sistema contable? SI ( ) NO ( ) 2.- ¿Considera Ud. con un sistema contable mejora la gestión financiera- administrativa en la Asociación? SI ( ) NO ( ) 3.- ¿Puede indicarme si existe un plan de cuentas en la Asociación? SI ( ) NO ( ) 4.- ¿Con la implementación de un sistema contable ayudara a toma de decisiones a los directivos de la Asociación? SI ( ) NO ( ) 5.- ¿Conoce Ud. que es un sistema contable? SI ( ) NO ( ) http://www.monografias.com/trabajos15/todorov/todorov.shtml#INTRO VARIABLES CONCEPTO DIMENSIONES INDICADOR ÍTEMS Variable Dependiente Gestión Administrativa- Financiera. Administración. Es un proceso que consiste en las actividades de planeación, organización, dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos en la Asociación durante un informe económico que permita conocer la situación contable- económica. Financiera. Estudia la posibilidad que tiene el agente económico para generar riqueza en bienestar de la Asociación y la creación de un bien económico.  Económico  Organización  Administración  Financiera  Control  Eficiencia  Talento Humanos  Recursos Financieros  Recursos Tecnológicos 6.- ¿Considera Ud. si la Asociación lleva una buena Administración? SI ( ) NO ( ) 7.- ¿Puede manifestarme si la directiva actual tiene conocimientos de la Gestión Financiera-Administrativa SI ( ) NO ( ) 8.- ¿Opina si es necesario que los directivos informen a los socios el informe económico de la Asociación? SI ( ) NO ( ) 9.- ¿Considera Ud. si la Asociación presenta los estados financieros al MAGAP? SI ( ) NO ( ) 10.- ¿Cree Ud. que es necesario de utilizar el recurso tecnológico para el desarrollo de la Asociación? SI ( ) NO ( ) 42 9.- METODOLOGÍA. 9.1.- Método Inductivo. Al aplicar este método se podrá recopilar información necesaria para el manejo de sistema contable utilizada y satisfacer las necesidades de todos los directivos y socios de la Asociación San José de las Palmas. 9.1.2.- Método Deductivo. Este método permitirá obtener información de lo general a lo particular de la Asociación. 9.1.3.- El Método Histórico. Nos permitirá conocer la evolución y desarrollo del objeto de investigación, es necesario conocer y revelar la historia Asociación San José de las Palmas, las etapas principales de su desenvolvimiento y las conexiones históricos. 9.2.- Tipos De Investigación. 9.2.1.- De Campo. Es la que se realizará en el mismo lugar en que se desarrolla o produce acontecimientos, en contacto directo con la Asociación y los socios activos quienes son los gestores del problema que se investiga. Aquí se obtendrá la información de primera mano en forma directa para la realización de nuestro tema de investigación. 43 9.2.2.- Descriptiva. Nos ayudara en la investigación de campo para describir el sistema contable, que permitirá especificar características a los distintos análisis de la investigación con la finalidad de estructurar una conclusión definida en la situación actual de la Asociación San José de las Palmas. 9.3.- Técnicas E Instrumentos Para La Obtención De Datos. 9.3.1.- Encuesta. Con la base de preguntas se realizará una encuesta a los socios activos de la Asociación, para saber la necesidad de un sistema contable para el fortalecimiento de la administración-financiera de la misma. 9.4.- Universo y Muestra. 9.5.- Procesamiento de Datos. 9.6.- Muestra. Debido a que la población a investigar no es muy extensa, se aplicará a todos la encuesta. Nuestro Trabajo de investigación está dirigido al 100% a los Directivos y Socios Activos de la Asociación San José de las Palmas; es decir se encuestara a los 4 Directivos y 32 Socios con un total de 36 encuestas. 9.7.- Población De Estudio. La presente investigación tomaremos como universo, todos los socios activos que pertenecen en la Asociación que son un total de 36. 44 DIRECTIVOS Nº SOCIOS ADMINISTRATIVO Presidente 1 Vicepresidente 1 Secretaria 1 Tesorero 1 Síndico 1 Primer Vocal Principal 1 Tercer Vocal Suplente 1 Segundo Vocal Principal 1 Cuarto Vocal Suplente 1 Socios Activos 27 TOTAL 36 Fuente: Asociación de Productores Agropecuarios y Comercialización “San José de las Palmas” Elaborado: Joselito Molina, Luis Fernando Tixe 45 CAPITULO II ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS. Interpretación. Un Sistema Contable es importante para la toma de decisiones ya que permitirá optimizar recursos económicos en la administración y la distribución de los recursos económicos de la Asociación San José de las Palmas. Los directivos y socios desconocen de un Sistema Contable por lo cual no tienen conocimientos acerca de este sistema. Como no existe el de Sistema Contable tampoco existe la regulación y control tanto de los ingresos como de los egresos que la Asociación San José de las Palmas utiliza en sus aportaciones mensuales. 46 Tabulación, Presentación e Interpretación de Resultados. 10.4.- Resumen de las Encuestas Aplicadas. Resumen de las dos Variables. Grafico 12. Fuente: Asociación Agropecuaria San José de las Palmas. RESPUESTAS VI VD TOTAL SI 106 61 167 NO 119 74 193 TOTAL 225 135 360 47 HIPÓTESIS. Con un sistema contable permitirá mejorar la gestión financiera administrativa de la caja de ahorro y crédito de la Asociación de Trabajadores Productores Agropecuarios y Comercialización San José de las Palmas, Parroquia San Pablo, Cantón San Miguel, Provincia Bolívar, año 2011. 48 Comprobacion de las Hipotesis. 1. Planteamiento De Las Variables. H0: El Sistema Contable supera el inadecuado manejo de los Recursos Económicos de la Asociación de Productores Agropecuarios y Comercialización San José de las Palmas en el Periodo 2010. Ha: Un Sistema Contable no supera el inadecuado manejo de los Recursos Económicos- financieros y administrativos que maneja la Asociación De Productores Agropecuarios Y Comercialización San José De Las Palmas En El Periodo 2011. Nivel de confianza Alfa igual o.o5 o que igual al 5% es decir el 95% de confianza 2. Región De Aceptación Estadístico. Grados de libertad Gl = (f-1)*(c-1) Gl = 1* 1 Gl= 1, según tabla = 3.841 Si X 2 calculada es mayor que la X 2 tabulada entonces rechazo la H0; caso contrario no rechazo la Ha   2 2 FO FE FE    49 3. Calculo De La Ji O chi Cuadrad. Frecuencia De Ji O chi Cuadrada. Frecuencias Observadas. RESPUESTAS VI VD TOTAL SI 106 61 167 NO 119 74 193 TOTAL 225 135 360 Frecuencia Esperada RESPUESTAS VI VD TOTAL SI 104,37 62,62 166,99 NO 120,62 72,37 192,99 TOTAL 224,99 134,99 359,98 Frecuencia observada Frecuencia esperada   2 2 FO FE FE    106 104,37 0,025456549 119 120,62 0,021757586 61 62,62 0,041909933 74 72,37 0,036712726 0,125836794 50 DECISIÓN. Como el valor calculado es; 0,125836794 es menor que el tabulado en este caso 3.841 entonces no rechazo la hipótesis nula es decir: Se aplicara un sistema contable en la Gestión Financiera-Administrativa de la Caja de Ahorro y Crédito de la Asociación De Productores Agropecuarios y Comercialización “San José de las Palmas”. Con un nivel de confianza del 95%. 51 CONCLUSIONES. Se realizó un diagnóstico sobre la situación contable y financiera de la Asociación de Productores Agropecuarios “San José de las Palmas”, y se determinó que la Organización no aplicaba ningún sistema contable en la Gestión Financiero- Administrativo, por tal motivo se encontraba en un desconocimiento total de su información contable. Un Sistema Contable para la Asociación, dejando conformado nuestra propuesta, el plan de cuentas con, activo, pasivo patrimonio, ingresos, gastos, otros gastos adicionales. Se puso como un ejemplo un catalogo de cuentas en los cuales se registran los ingresos y egresos. RECOMENDACIONES. Se recomienda a la Organización llevar un adecuado control de los registros de los socios para tener un control sobre sus ahorros. Todos los ingresos y egresos deben ser procesados en forma ordenada y así conocer cuál es la rentabilidad de las aportaciones ya sea mensual o anualmente. Que la Organización, implemente un sistema contable financiera-administrativa que se adapte a las nuevas leyes vigentes. La evaluación económica financiera demostró que la actividad Organizacional, como ha venido desempañando, en sus actividades, como el ahorro y crédito a los socios ya que esto ayudara ah capitalizar para el bienestar de la todos los socios. 52 CAPITULO III PROPUESTA 3.1 TITULO. Proponer un Sistema Contable, para mejorar la Gestión Financiera-Administrativa.de la Asociación de Trabajadores Productores Agropecuarios y Comercialización “San José de Las Palmas”, Año 2011. 53 3.2 INTRODUCCIÓNÓN. Proponer un Sistema Contable para mejorar la gestión Financiera-Administrativa de la Asociación de Trabajadores Productores Agropecuarios y Comercialización San José de las Palmas, Año 2011, nos permitirá ser más competitivos, tener mayor control en las operaciones mensuales en la Organización y proporcionara información Financiera clara, precisa y objetiva para la toma de decisiones permitiendo tener un crecimiento económico , para la aplicación del programa se elaboró la siguiente propuesta orientando al pleno rendimiento de todos los que interesen conocer y trabajar eficazmente en el tratamiento contable. El contenido en esta investigación ha sido elaborado para mejorar el desempeño contable de la Organización y así conseguir nuestros objetivos. Nuestra Propuesta de elaborar un Sistema Contable qué posee una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de la Asociación como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos de la administración como formularios, reportes, libros y registros de los socios etc. y que presentados a la directiva le permitirán a la misma tomar decisiones financieras, contables y administrativas. Para que el Sistema Contable funcione eficientemente es preciso que su estructura cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la Asociación que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma. Un sistema de contabilidad tome pautas y procedimientos entre otras. Para controlar las operaciones mensuales y suministrar información financiera de una Asociación, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de los reportes administrativos y financieros que ayude a la buena toma de decisiones. 54 El Sistema Contable es un conjunto de programas que le permitirán realizar:  Reportes Contables.  Inventario Facturación.  Proveedores.  Control de Bancos.  Ingresos y Egresos.  Presentar Estados Financieros. 55 3.3 JUSTIFICACIÓN La presente investigación tiene como finalidad, un Sistema Contable para mejorar la Gestión Financiera-Administrativa de la Asociación de Trabajadores Productores Agropecuarios y Comercialización San José de las Palmas, Año 2011. Con el sistema contable traerá consigo el mejor desenvolvimiento y eficacia en la presentación de Estados Financieros. El Sistema Contable tiene como base a un conjunto de datos a los que se les proporciona una interpretación con un sentido particular, por lo que debe cumplir con normatividad y reglamentos para que sea útil, confiable y oportuna. Al equiparar y realizar un análisis de las actividades que desempeña cada uno de los socios de las aportaciones, se propone Un Sistema Contable, para el mejoramiento de la gestión Financiera-Administrativa que permita el beneficio de la Asociación que nos ha brindado las facilidades para acceder a la información, tanto del Departamento de Contabilidad. El motivo de nuestro trabajo es desarrollar nuestra propuesta, el mismo que tiene como finalidad su aplicación en la mencionada Área que ah brinde una información confiable. Es factible un Sistema Contable la cual brinda información económica y financiera de una manera real y detallada de la realidad de una organización, la misma que ayuda a preparar planes para el futuro por medio de los cuales puedan alcanzar sus objetivos y metas de crecimiento de la Organización. 56 3.4 OBJETIVOS. Proponer un Sistema Contable para mejorar la toma de decisiones a los directivos; para garantizar el mejoramiento de los registros contables de las transacciones que facilite el trabajo de las funciones que lleva el Tesorero en el área de la Contabilidad. 3.4.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.  Elaborar un sistema contable que se ajuste a las necesidades de la Organización.  Formular un Sistema Contable en la Gestión Financiera-Administrativa en la Caja de Ahorro y Crédito.  Desarrollar esta propuesta con un modelo de Sistema Contable efectivo para la Asociación en la Gestión Financiera-Administrativa. 57 LA METODOLOGÍA QUE SE VA APLICAR ES: 1.- Objetivo de la metodología. Dar a conocer los beneficios que brinda un Sistema Contable en la Gestión Financiera-Administrativa en la Asociación de Productores Agropecuarios y comercialización San José de las Palmas. 2.- Importancia de contar con una metodología. Para que los Directivos den a conocer las ventajas que brinda un Sistema Contable en el área de contabilidad. 58 3.5 DESARROLLO DE LA PROPUESTA Sección A. Normas generales Identificación de la institución: Razón Social: Asociación de Trabajadores Productores Agropecuarios y Comercialización “San José de Las Palmas”. Actividades Económicas: Ahorro y Crédito a los socios. Dirección: Se encuentra en la Comunidad del mismo nombre a 37 Km. de la ciudad de Guaranda en la vía principal que conduce a Babahoyo y Guayaquil, Parroquia San Pablo de Atenas, cantón San Miguel, Provincia Bolívar. Responsable del control: Tesorero. Responsable de la supervisión: Directivos Distribución: A todo los socios de la Organización. 59 MISIÓN. Es una organización proactiva, sin ánimo de lucro, que contribuye en el desarrollo integral de sus socios, basándose en el liderazgo, organizacional. Nuestro compromiso es brindar productos de calidad a la sociedad. VISIÓN. La Asociación de Productores Agropecuarios Y Comercialización “San José de las Palmas”, como líder en el apoyo a la formación de liderazgos de excelencia y en la aplicación de enfoques de calidad en su Gestión de Procesos y Proyectos. Fuente: Asociación de Trabajadores Productores y Comercialización “San José de las Palmas” Autores: Joselito Molina y Luis Tixe. 60 Sección B Breve fundamentación de la Propuesta. Que es el Sistema Contable. Son los métodos, procedimientos y mecanismos que una entidad utiliza para seguir la huella de las actividades financieras y resumir estas actividades en una forma útil para quienes toman las decisiones. De donde nace.  Estado de situación inicial.  Balance de comprobación.  Mayorización.  Hoja de trabajo.  Estado rentas y gastos. Sistema Contable.  Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.  Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.  Se registra las operaciones en la base de datos en el programa contable, el cual prepara automáticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impreso en cualquier momento.  El Software contable realiza los pases del diario al mayor, automáticamente.  Se determinan automáticamente los saldos de cada cuenta.  Se realizan los asientos de ajuste y los pases al mayor son realizados automáticamente. 61  La preparación del balance de comprobación ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre, es automático.  El software prepara automáticamente el balance de comprobación posterior al cierre. Estructura de un Sistema Contable. Un sistema contable sigue un modelo básico y un sistema bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. El sistema contable se debe ejecutar en tres pasos básicos relacionados con las actividades financieras de una Asociación San José de las Palmas; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones. Registro de la Actividad Financiera. En un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una Asociación se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios. Estos tres pasos que se han descrito. Registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones gerenciales. Un sistema contable debe proporcionar información a http://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml http://www.monografias.com/trabajos16/contabilidad-mercantil/contabilidad-mercantil.shtml#libros http://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtml http://www.monografias.com/trabajos13/gaita/gaita.shtml http://www.monografias.com/trabajos14/medios-comunicacion/medios-comunicacion.shtml http://www.monografias.com/trabajos12/fundteo/fundteo.shtml 62 los directivos y también a los socios activos que tienen interés en las actividades financieras de la Asociación. Características de un Sistema Contable. Un Sistema Contable diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. Control. Un buen Sistema de Contabilidad le da a la Administración Control sobre las operaciones de la Asociación. Las operaciones mensuales son los métodos y procedimientos que genera dentro de un ciclo contable y operaciones para proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad. Un Sistema Contable cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura de los socios y las características especiales de sus aportaciones mensuales. Cualidades de un Sistema Contable. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, el sistema contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se requiere que además la información sea comparable.  El sistema es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.  El Sistema es útil cuando es pertinente y confiable.  El sistema es pertinente cuando posee el valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna. http://www.monografias.com/trabajos7/tain/tain.shtml http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml http://www.monografias.com/trabajos11/contabm/contabm.shtml http://www.monografias.com/trabajos15/calidad-serv/calidad-serv.shtml#PLANT http://www.monografias.com/trabajos15/todorov/todorov.shtml#INTRO http://www.monografias.com/trabajos35/el-poder/el-poder.shtml 63  El Sistema es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos. Importancia de la Contabilidad en Función de los Socios de la Información del Sistema. La contabilidad es de gran importancia porque todas las Organizaciones tienen la necesidad de llevar un control de sus operaciones financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. Los socios que participen en las actividades agrícolas y de negocios. Los Propietarios, Gerentes, Banqueros, Inversionistas utilizan los términos y los conceptos contables para describir los recursos y las actividades de todo negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha logrado su progreso más notable en el campo de los negocios, la función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Todos los socios necesitan cierto conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad. Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información contable. Una directiva u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas. Para qué Sirve el Sistema Contable. El Sistema Contable tiene como base a un conjunto de datos a los que se les proporciona una interpretación con un sentido particular, por lo que debe cumplir con normatividad y reglamentos para que sea útil, confiable y oportuna. http://www.monografias.com/trabajos6/prod/prod.shtml http://www.monografias.com/trabajos14/patrimonio/patrimonio.shtml http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml http://www.monografias.com/trabajos34/el-caracter/el-caracter.shtml http://www.monografias.com/trabajos4/refrec/refrec.shtml http://www.monografias.com/trabajos35/sociedad/sociedad.shtml 64 Utilidad. Una de las características del Sistema Contable es la de adecuarse al propósito del usuario. La utilidad de dicha información estará en función de su contenido y de su oportunidad. Contenido. El Sistema Contable debe tener la capacidad de representar simbólicamente la organización y su evolución, su estado en diferentes estadios temporales, así como los resultados de su operación, por la relevancia, veracidad y Comparabilidad, de la información. Oportunidad. El Sistema Contable debe llegar oportunamente a manos del usuario, para que sea usada en una adecuada toma de decisiones para la organización. Confiabilidad. El proceso de cuantificación Contable, o sea la operación del sistema debe ser estable, objetivo y verificable. Estabilidad. Nos indica que su operación no cambia con el tiempo y que la información que produce ha sido obtenida aplicando siempre las mismas reglas para la captación de los datos, su cuantificación y su presentación. Objetividad. Al operar el sistema, de una manera imparcial y al mismo tiempo satisfacer la característica de veracidad en la información que el usuario requiere, cumple con la objetividad necesaria. http://www.monografias.com/trabajos16/teoria-sintetica-darwin/teoria-sintetica-darwin.shtml http://www.monografias.com/trabajos901/evolucion-historica-concepciones-tiempo/evolucion-historica-concepciones-tiempo.shtml 65 Verificabilidad. Cualquier operación del sistema puede ser comprobada por una repetición y/o la aplicación de pruebas pertinentes. Provisionalidad. Significa que el Sistema Contable no representa hechos totalmente acabados ni terminados. Esta característica, más que una cualidad deseable, es una limitación a la precisión de la información. Utilización de un Sistema Contable. La contabilidad va más allá del proceso de creación de registros e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro. Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas. 66 Procedimientos para Instalar un Sistema de Contabilidad.  Tener conocimiento de la Organización (por medio de entrevistas, visitas, etc.).  Preparar una lista de chequeo.  Elaborar informes.  Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento.  Diseñar formularios para todas las operaciones.  Diseñar reportes.  Preparar los libros. Balance inicial hasta el final. Lista De Chequeo. Es un formulario que posee todas las Organizaciones a: su razón social, ubicación física, actividad económica, cantidad de socios, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad. Informes. Expresan la situación de la Organización. Estos están integrados por:  El Balance General  Estado de Ganancias y Perdidas Cualidades.  Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la Organización. http://www.monografias.com/trabajos12/recoldat/recoldat.shtml#entrev http://www.monografias.com/trabajos10/disfo/disfo.shtml http://www.monografias.com/Fisica/index.shtml http://www.monografias.com/trabajos13/capintel/capintel.shtml http://www.monografias.com/trabajos5/estafinan/estafinan.shtml 67  Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc. Catálogo de Cuentas. Contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema. Objetivos.  Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catálogo de cuenta similar.  Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras financieras.  Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una Organización. 16 Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el método decimal puntuado. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente: Balance General.  Activo  Pasivo  Capital 16 www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/.../IRIS/conceptos.htm, Recuperado el 20 de Septiembre del 2011. http://www.monografias.com/trabajos14/dinamica-grupos/dinamica-grupos.shtml http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/.../IRIS/conceptos.htm 68 Manual de Procedimiento. Es la guía que explica cómo podemos utilizar el catalogo. Nos indica cuales son las cuentas deudoras o acreedoras. Ejemplo de un plan de cuentas con su respectiva codificación: PLAN DE CUENTAS. 1 ACTIVO 1.1 CORRIENTE 1.1.01 Caja 1.1.02 Bancos 1.1.03 Banco del Fomento 1.1.04 Cuentas por cobrar a socios 1.1.05 Documentos por cobrar a proveedores 1.1.06 Anticipo de préstamo 1.1.07 IVA compras 1.1.08 Anticipo retención en la fuente 1.1.9 Crédito tributario 1.2 ACTIVO NO CORRIENTE O FIJO 1.2.01 Muebles de oficina 1.2.02 Depreciación acumulada muebles de oficina 1.2.03 Equipos de computación 1.2.04 Depreciación acumulada equipos de computación 1.3 OTROS ACTIVOS 1.3.01 Gasto de constitución 1.3.02 Amortización acumulada de gasto constitución 2 PASIVO 2.1 CORRIENTE 2.1.01 Cuentas por pagar 2.1.02 Documentos por pagar 69 2.2 NO CORRIENTES 2.2.01 Préstamos bancarios por pagar a largo plazo 3. PATRIMONIO 3.1 CAPITAL 3.1.01 Capital social 3.1.02 Aportes de socios para fondos solidarios. 3.2 RESERVAS 3.2.01 Reserva legal 3.2.02 Reserva estatutaria 3.2.03 Reserva facultativa 3.3 SUPERAVIT 3.3.01 Donaciones de capital 3.4 RESULTADOS 3.4.01 Utilidad no distribuida de ejercicios anterior 3.4.02 Pérdida acumulada de ejercicios anteriores 3.4.03 Utilidad del ejercicio 3.4.04 Pérdida del ejercicio 4. INGRESOS 4.1 OPERACIONALES 4.1.01 Cuota mensual socios 4.2 NO OPERACIONALES 4.2.01 Intereses ganados 4.2.02 Comisiones ganadas 5. GASTOS 5.1 ADMINISTRATIVOS 5.1.01 Gastos sueldo contador 5.1.02 Gastos Servicios básicos 5.1.03 Gastos Suministros de oficina 5.1.04 Gastos Materiales de aseo y limpieza 5.1.05 Gastos depreciación activos fijos 5.1.06 Gastos arriendo de terrenos 70 5.2 FINANCIEROS 5.2.01 Gastos Intereses 5.2.02 Gastos Comisiones y servicios bancarios 6. CUENTAS TRANSITORIAS 6.1 Resumen de pérdidas y ganancias Desarrollo de un Modelo de Ejercicio Práctico Asociación de Productores Agropecuarios y Comercialización “San José de las Palmas”, inicia sus actividades mensuales: Capital XXXX Útiles de Oficina XXXX Suministros de Limpieza XXXX Muebles Y Enseres XXXX Gasto de Constitución XXXX Documentos Por Pagar XXXX 71 Libro Diario. Se proceso los ingresos y egresos por orden de fecha, para poder elaborar el Libro Diario en el siguiente esquema: ASOCIACIÓN AGROPECUARIOS "SAN JOSÉ DE LAS PALMAS" LIBRO DIARIO AL 31 DE SEPTIEMBRE DEL 2011 FECHA COD. REF. DETALLE PAR DEBE HABER Sept. 01 B.S.I 1 Caja XXXX Útiles de Oficina XXXX Suministros de Limpieza XXXX Muebles y Enseres XXXX Gasto de Constitución XXXX a) Documentos por Pagar XXXX Capital XXXX V/R.Según Estado de Situación Inicial. Sept.02 2 Bancos XXXX a) Caja XXXX V/R.Ap. Cta. Banco cta 12038 Sept. 03 3 Caja xxxx a)Ingreso Cuota mensuales Socios xxxx V/R Cuota de Socios Sept.4 4 Equipo de Computación xxxx IVA en Compras xxxx CH.02 a)Banco xxxx Cuentas por Pagar xxxx V/R. Compra según Fact. 500. Sept.5 5 72 Caja xxxx a)Ingreso Cuota mensual de Socios xxxx V/R. Ingresos por cuota. SUMAN Y PASAN xxxx xxxx FECHA CÓD. REF. DETALLE PAR DEBE HABER VIENEN xxxx xxxx Sept. 6 6 Caja xxxx Documentos por Cobrar xxxx a) Ingreso de nuevos socios xxxx V/R. Por nuevos socios. Sept. 7 7 Documentos por Pagar xxxx Gasto Interes xxxx a)Banco xxxx V/R. Pago del documento pendiente Sept. 8 8 Gasto General xxxx Banco xxxx V/R. Pago de Servicios Básicos Sept. 9 9 Caja xxxx a) Documentos por Cobrar xxxx Renta Intereses xxxx V/R. Cobro del documento pendiente Sept. 10 10 Gastos Sueldos a contador xxxx Banco xxxx V/R. Pago de sueldo mes de Agosto. SUMA TOTAL xxxx xxxx 73 ASOCIACIÓN AGROPECUARIOS "SAN JOSÉ DE LAS PALMAS" AJUSTES AL 31 DE AGOSTO DEL 2011 FECHA COD. REF. DETALLE PAR DEBE HABER Sept. 31 11 (a) Consumo Utiles de Oficina xxxx a) Utiles de Oficna xxxx V/R. Consumo utiles de oficna. Sept. 31 12 (b) Consumo de Suministros de Limpieza xxxx a) Suministros de Limpieza xxxx V/R. Consumo suministros de limpieza Sept. 31 13 (c ) Depreciación Muebles y Enseres xxxx a) Dep. Acum. De Muebles y Enseres xxxx V/R. Depreciación 10% Sept. 31 14 (d) Depreciació Equipo de Computo xxxx a) Dep. Acum. Equipo de Computo xxxx V/R. Depreciación 33% Sept. 31 15 (e ) Amortización Gasto Constitución xxxx a) Am. Acum. Gasto Constitución xxxx V/R. Amortizació 20% 16 Resumen de Rentas Gastos xxxx a)Gasto Interes xxxx Gastos Generales xxxx Gastos Sueldos contador xxxx V/R. Para cerrar las cuentas de gasto. 17 Ingresos pornuevos socios xxxx Renta Interés xxxx 74 Resumen de Rentas Gastos xxxx V/R. Para cerrar cts de ingreso o rentas TOTAL xxxx xxxx 75 Libro Mayor Una vez que se proceso la información en el libro diario se realizo la Mayorización cuenta por cuenta siguiendo el siguiente esquema: ASOCIACIÓN AGROPECUARIOS "SAN JOSÉ DE LAS PALMAS" LIBRO DIARIO AL 31 DE SEPTIEMBRE DEL 2011 CAJA BANCOS DOCUM. POR COBRAR DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX - XXXX XXXX XXXX XXXX ÚTILES DE OFC. SUMINISTROS DE LIMP. MUEBLES Y ENSERES DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX EQUIPO DE COMP. IVA COMPRAS DEBE HABER DEBE HABER AM. ACUM. GTS CONST XXXX XXXX xxxx xxxx 76 PUBLICIDAD PREPG. GAST. CONSTITUCIÓN GASTO INTERES DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER XXXX XXXX XXXX XXXX GASTO GENERAL GASTO SUELDOS GTS. APORT. PATRNAL DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER XXXX XXXX XXXX DOCUM.POR PAGAR CUENTAS POR PAGAR IESS POR PAGAR DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER XXXX XXXX XXXX XXXX APORT. P.POR PAG CAPITAL INGRESO CUOTAS MEN DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER XXXX XXXX - XXXX - XXXX - XXXX XXXX XXXX INGRS NUEVOS SOCIOS RENTA INTERES CONSUMO ÚTLS DE OF DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER XXXX XXXX XXXX 77 CONSM SUMINST LIMP DEPR. MUEBLES ENSERS DEPR. ACM. MUEBL ENS DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER XXXX XXXX XXXX DEPR. EQUIP COMP. DEPR. EQUIP COMP AM. GTOS CONST. DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER XXXX XXXX XXXX 78 Balance de Comprobación Luego del proceso de toda la información se procedió a realizar el balance de comprobación de la siguiente manera: ASOCIACIÓN AGROPECUARIOS "SAN JOSÉ DE LAS PALMAS" BALANCE DE COMPROBACIÓN AL 31 DE SEPTIEMBRE DEL 2011 No. COD. CUENTAS SUMAS SALDOS ORDEN DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR 1 Caja XXXX XXXX - - 2 Banco XXXX XXXX - - 3 Documentos por Cobrar XXXX XXXX - - 4 Útiles de Oficina XXXX - XXXX - 5 Suministros de Limpieza XXXX - XXXX - 6 Muebles y Enseres XXXX - XXXX - 7 Equipo de Computación XXXX - XXXX - 8 IVA en Compras XXXX - XXXX - 9 Arriendo Prepagado XXXX - XXXX - 10 Gasto Constitución XXXX - XXXX - 11 Gasto Intereses XXXX - XXXX - 12 Gasto General XXXX - XXXX - 13 Gasto Sueldos contador XXXX - XXXX - 14 Gasto Aporte Patronal XXXX - XXXX - 15 Documentos por Pagar XXXX XXXX - - 16 Cuentas por Pagar - XXXX - XXXX 17 IESS por Pagar - XXXX - XXXX 18 Aporte Patronal por Pagar - XXXX - XXXX 19 Capital - XXXX - XXXX 20 Ingresos por Cuotas Mensual - XXXX - XXXX 21 Ingresos por Nuevos Socios - XXXX - XXXX 22 Renta Intereses - XXXX - XXXX SUMA TOTAL XXXX XXXX XXXX XXXX 79 Balance de Comprobación Luego del proceso de toda la información se procedió a realizar el balance de comprobación de la siguiente manera: ASOCIACIÓN AGROPECUARIOS "SAN JOSÉ DE LAS PALMAS" BALANCE DE COMPROBACIÓN AL 31 DE SEPTIEMBRE DEL 2011 No. COD. CUENTAS SUMAS SALDOS ORDEN DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR 1 Caja XXXX XXXX - - 2 Banco XXXX XXXX - - 3 Documentos por Cobrar XXXX XXXX - - 4 Útiles de Oficina XXXX - XXXX - 5 Suministros de Limpieza XXXX - XXXX - 6 Muebles y Enseres XXXX - XXXX - 7 Equipo de Computación XXXX - XXXX - 8 IVA en Compras XXXX - XXXX - 9 Arriendo Prepagado XXXX - XXXX - 10 Gasto Constitución XXXX - XXXX - 11 Gasto Intereses XXXX - XXXX - 12 Gasto General XXXX - XXXX - 13 Gasto Sueldos contador XXXX - XXXX - 14 Gasto Aporte Patronal XXXX - XXXX - 15 Documentos por Pagar XXXX XXXX - - 16 Cuentas por Pagar - XXXX - XXXX 17 IESS por Pagar - XXXX - XXXX 18 Aporte Patronal por Pagar - XXXX - XXXX 19 Capital - XXXX - XXXX 20 Ingresos por Cuotas Mensual - XXXX - XXXX 21 Ingresos por Nuevos Socios - XXXX - XXXX 22 Renta Intereses - XXXX - XXXX SUMA TOTAL XXXX XXXX XXXX XXXX BALANCE SITUACIÓN FINAL. Es el balance final de una Organización en el proceso de liquidación y que sirve para determinar el patrimonio final repartible entre los socios. ASOCIACIÓN AGROPECUARIOS "SAN JOSÉ DE LAS PALMAS" BALANCE SITUACIÓN FINAL AL 31 DE SEPTIEMBRE DEL 2011 ACTIVOS PASIVOS ACTIVOS CORRIENTES xxxx PASIVOS CORRIENTES Caja - Cuentas por Pagar xxxx Banco xxxx Impuesto a la Renta xxxx IVA Compras xxxx Útiles de Oficina xxxx Suministros de Limpieza xxxx OTROS PASIVOS ACTIVOA FIJOS xxxx Muebles y Enseres xxxx xxxx UTILIDAD DEL EJERCICIO xxxx Dep. Acum. Mueb. Y Ens. xxxx Equipo de Computo xxxx xxxx Depreciación Acm. Equipo de Comp. xxxx OTROS ACTIVOS xxxx Gastos de Constitución xxxx xxxx Amrt. Ac. Gtos. Const. xxxx TOTAL xxxx TOTAL PASIVOS + PATRIMONIO xxxx PRESIDENTE TESORERO http://es.mimi.hu/economia/patrimonio.html http://es.mimi.hu/economia/socio.html 81 Estado de Pérdidas y Ganancias El estado de pérdidas y ganancias se lo estableció con la finalidad de conocer cuáles son las entradas y salidas de dinero que tiene la Organización, para lo cual se utilizó el siguiente esquema: ASOCIACIÓN AGROPECUARIOS "SAN JOSÉ DE LAS PALMAS" ESTADO DE RESULTADOS AL 31 DE SEPTIEMBRE DEL 2011 INGRESOS OPERACIONALES XXXX Ingreso cuotas mensuales XXXX Ingresos por Servicios Prestados XXXX Ingresos Nuevos Socios XXXX GASTOS OPERACIONALES GASTOS DE ADMNISTRACIÓN Gastos Sueldos Contador XXXX Gasto Aporte Patronal XXXX Gasto Generales XXXX Consumo Útiles de Oficina XXXX Consumo Suministro de Limpieza XXXX Dep. mueble y Enseres XXXX Dep. Equipo de Computación XXXX Amortización Acum. Gasto Const. XXXX TOTAL GTOS OPERACIONALES XXXX UTILIDAD EN OPERACIÓN XXXX UTILIDAD EN EL EJERCICIO XXXX UTILIDAD NETA EN EL EJER. XXXX 82 CUENTA: COOPERATIVA CÓDIGO: 1.111,00 FECHA DETALLE N° ASIENT DEBE HABER SALDO 03/09/2011 Saldo Inicial x xxxx x 08/09/2011 Deposito Cuota de Socios x xxxx x 10/09/2011 Pago por Compra Equipo de Comp. x x x 20/09/2011 Deposito Cuota Mensuales x xxxx x 25/09/2011 Pago del Documento de Préstamo x x x 28/09/2011 Pago Servicios Básicos x x x 30/09/2011 Pago de Sueldos Contador x x x 30/09/2011 Cobro del Documento a Socios x xxxx x SUMA xxxx x x 3.6 PLAN OPERATIVO. ACTIVIDADES OBJETIVOS METAS ESTRATEGIAS RESPONSABLES Montos Proponer un Sistema Contable en la Gestión Financiera-Administrativa para el mejoramiento de la Caja de Ahorro y Crédito. Proponer nuestra Propuesta Mejoramiento en el área de administrativa. Capacitaciones, Orientaciones. Tesorero. $900,00 Control de cuentas contables. Aprobación de la Propuesta Establecer nuevas políticas. Mejorar los registros de las cuentas que llevan mensual y anual. Tesorero. 300,00 Control de ingresos y egresos. Aplicar la Propuesta Determinar la situación actual de la Organización. Aplicar las nuevas destrezas. Tesorero. 800,00 Analizar los Estados Financieros. Alcance de la Propuesta Desempeñar con las metas creadas en la propuesta. Desplegar el formato señalado en la propuesta. Tesorero. 200,00 84 3.7 RESULTADOS OBTENIDOS DE LA INVESTIGACIÓN  Mejorara los procesos contables, en el control del ahorro y crédito de todos los socios.  Permitirá un mejor desarrollo en la asociación con un sistema contable para el beneficio de todos los socios.  Con un Sistema Contable ayudara a mejorar la toma de decisiones de los directivos y socios. 3.8.2 RECOMENDACIONES  Se recomienda a la Asociación llevar adecuadamente un registro de todos los socios en forma ordenada para tener un mejor control sobre los ingresos y egresos mensuales.  Seguir procesando toda la información de la Asociación, en los estados Financieros y Administrativos de la Caja de Ahorro y Crédito y conocer la rentabilidad de la Organización ya sea mensual, semestral o anualmente.  Que la Asociación, adopte un Sistema Contable financiera y Administrativo que se ha desarrollado ya que esto le permitirá cumplir con las nuevas leyes tributarias vigentes. 85 3.8 Bibliografía.  ZAPATA. Pedro, “principios de contabilidad”, tercera edición, Colombia, 1998.  GARCIA. Martín, “Contabilidad”, Tercera Edición, Quito-Ecuador, 1984.  HARGADONJR.Bernard.”Principios de Contabilidad”. Tercera Edicion.Colombia.1984.  VANHORNE.J.(1997).”Administración Financiera”, Décima Edición. México.  TERRY.F.(2008).”Principios de Administración”, Vigésima Edición. México.  FELIX, “Principios de Contabilidad”, segunda edición. Italia. IDALBERTO,Ch.(2006).”Introducción a la Teoría general de la Administración”, Séptima Edición. México.  IDALBERTO,Ch.(2006).”Introducción a la Teoría general de la Administración”, Séptima Edición. México. 3.8.1 Infografía.  http://www.monografias.com/trabajos5/contab/contab.shtml#origen, recuperado el 24 de abril del 2011  (www.monografias.com/trabajos2/.../sistdecont.shtml -)-recuperado el 02 de julio del 2011.  johanatov.blogspot.es/, recuperado el 2 de julio del 2011  es.wikipedia.org/wiki/Organización, recuperado el 4 de julio del 2011  www.gestiopolis.com/recursos/.../sistemas contabilidad.htm,recuperado el 02 de julio del 2011  (www.monografias.com/.../gestion-financiera/gestion-financiera.shtml.  www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/.../IRIS/conceptos.htm, Recuperado el 20 de Septiembre del 2011. http://www.gestiopolis.com/recursos/.../sistemas http://www.monografias.com/.../gestion-financiera/gestion-financiera.shtml http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/.../IRIS/conceptos.htm 86 3.9 Anexos. Anexo 1. Formato del Organigrama Estructural. Fuente: Asociación de Trabajadores Productores y Comercialización “San José de las Palmas” Autores: Joselito Molina y Luis Tixe. PRESIDENTE VICEPRESIDENTE TESORERO SECRETARÍA SÍNDICO ASUNTOS SOCIALES PRIMER VOCAL PRINCIPAL SEGUNDO VOCAL PRINCIPAL TERCERO VOCAL ALTERNO CUARTO VOCAL ALTERNO 87 Anexo 2 Formato de la Encuesta. UNIVERSIDAD ESTATAL DE BOLÍVAR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, GESTIÓN EMPRESARIAL E INFORMÁTICA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA Objetivo: Diagnosticar el grado de conocimiento de un sistema contable en la gestión financiera administrativ